Externe Bürodienstleister – die Entlastung für Ihr Unternehmen

Eigentlich sollten Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, doch das Telefon läutet ständig, Angebote und Rechnungen sind noch zu schreiben und die Unterlagen für den Steuerberater sind auch noch nicht fertig vorbereitet. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist das ein weit verbreitetes Problem – ganz zu schweigen von Kleinstunternehmen, bei denen der Chef Dreh- und Angelpunkt ist. Eine Möglichkeit, gegen die „Zeitfresser“ im Arbeitsalltag anzugehen, ist das Auslagern gewisser Aufgaben. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Unternehmen, die sich auf die Übernahme von Bürotätigkeiten spezialisiert haben und Sie unterstützen können. AXA zeigt Ihnen, wie Sie ein wenig Entlastung in Ihren Arbeitsalltag bringen können. 




Gründe für Outsourcing

Gewisse Arbeitsprozesse – vor allem Standard-Büroaufgaben – nehmen sehr viel Zeit in Anspruch, die besser genutzt werden könnten, um die Unternehmensziele zu erreichen. In den meisten Fällen ist es zu wenig Arbeit, um eine weitere Person einzustellen, aber als Zusatzbelastung für die derzeitigen Arbeitskräfte wiederum zu viel. Laut der Studie „Erfolgsmodelle im Outsourcing 2011“der Unternehmensberatung Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsforschung, steht bei den Gründen für Outsourcing die Kosteneinsparung an erster Stelle (52% der Nennungen).

Der zweite Grund, gewisse Tätigkeiten auszulagern, ist die Möglichkeit, mit externen Dienstleistern über die Kosten verhandeln zu können – also die Kostentransparenz. 61% der Befragten rechnen mit einem Einsparungspotenzial durch Outsourcing von 20% bis 50%. Kurz gesagt – das Auslagern vieler Büroaufgaben soll sich vor allem finanziell positiv auswirken, denn es fallen nur Kosten für tatsächlich erbrachte Leistungen an – bezahlte Krankenstände oder Urlaub sind kein Thema mehr. Dadurch können die Fixkosten gesenkt werden – und in Spitzenzeiten sind immer Ressourcen durch externe Dienstleister verfügbar.


Was auslagern?

Das Beratungsunternehmen Kerkhoff Consulting fand heraus (in Zusammenarbeit mit der Unternehmensgruppe buw und dem Kerkhoff Competence Center of Supply Chain Management an der Universität St. Gallen), in welchen Bereichen sich Unternehmen in den nächsten fünf Jahren eine Auslagerung vorstellen können: Ganz oben steht das Facility Management mit 95%, gefolgt vom Sicherheitsdienst mit 86%, der Telekommunikation mit 73%, der Logistik mit 66%, der IT mit 50% und dem Personal- und Rechnungswesen mit 40%. In anderen Bereichen wird so gut wie gar nicht über Outsourcing nachgedacht – zum Beispiel Forschung und Entwicklung (4%), Vertrieb (8%) und Marketing (15%).

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Da jede Branche ihre ganz speziellen Risiken hat, bietet AXA mit dem Profi-Schutz Unternehmen die Möglichkeit, das eigene Versicherungspaket aus verschiedenen Produkten zusammenzustellen und folgende Bereiche bedarfsgerecht abzusichern: Haftpflicht, Inhalt, Gebäude, Ertragsausfall, Mietausfall und Rechtsschutz.

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Möglichkeiten für kleine und mittlere Unternehmen

Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen zählt jeder Mitarbeiter, der auf der Gehaltsliste steht. Da ist oft kein Platz für einen eigenen IT-Spezialisten, der sich um die Netzstruktur im Unternehmen kümmert, oder eine weitere Buchhaltungskraft. In den folgenden Bereichen liegt am meisten Outsourcing-Potenzial:

Die IT
Gerade im IT-Bereich profitieren Sie durch Outsourcing, denn externe IT-Spezialisten müssen immer auf dem neuesten Stand sein – wenn ein interner Mitarbeiter diesen Job erledigen soll, dürfen Sie die Weiterbildungs- und Schulungskosten nicht außer Acht lassen. Darüber hinaus sind Sie softwaremäßig und in Bezug auf die Sicherheit auch immer up-to-date, ohne zusätzlich investieren zu müssen – ebenso in der Hardware, denn der Server liegt beim Dienstleister.

Personalrecruiting
Anzeigenschaltungen in Printmedien und Online-Stellenmärkten kosten Zeit und Geld – ebenso das Beurteilen und Auswählen geeigneter Bewerbungen sowie die Bewerbungsgespräche. Wenn Sie das alles einer professionellen Recruiting-Agentur überlassen, ersparen Sie sich all dies und Ihnen werden nur die geeignetsten Bewerber vorgestellt. 

Buchhaltung und Rechnungswesen
Mit Sicherheit ein heikles Thema in jedem Unternehmen – denn wer gibt schon gerne die Unternehmenszahlen außer Haus. Um hier Zeit und Kosten zu sparen gibt es zwei Wege. Entweder Sie setzen auf Automatisierung – zum Beispiel mit einer Softwarelösung der DATEV oder Sie lagern die Buchhaltung und andere Teile des Rechnungswesens (zum Beispiel die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung) an eine Steuerkanzlei Ihres Vertrauens aus.


Telefon- und Empfangsdienst
Das ist eine Aufgabe, die Sie ganz einfach extern vergeben können und Ihnen viel Zeit spart. Die Anzahl der Anbieter ist enorm und die Kosten variieren – deshalb sollten Sie hier genau Preis und Leistung vergleichen. Achten Sie vor allem darauf, dass die Telefonzentrale immer besetzt ist, der Empfang am Telefon Ihrer Unternehmenskultur entspricht, freundlich und verlässlich ist. Virtuelle Sekretärinnen erledigen zudem noch Ihre Post und übernehmen Schreib- und Verwaltungsaufgaben.

Räumlichkeiten
Ja – selbst Räumlichkeiten kann man outsourcen! Sie verfügen über keinen entsprechenden Besprechungs- oder Konferenzraum? Bevor Sie sich in Umbaukosten stürzen, mieten Sie sich einfach nur bei Bedarf einen an. Oder wenn Sie sich geschäftlich häufig in einer anderen Stadt aufhalten – es sich aber nicht lohnt, dort einen eigenen Standort zu eröffnen – informieren Sie sich einfach über ein „Virtuelles Büro“ in der entsprechenden Stadt.

Fuhrparkmanagement – Carsharing
Ein Fuhrpark kostet Zeit und Geld. Warum nicht nur für die tatsächlich genutzte Zeit zahlen und keine Kosten mehr für Reparatur-, Wartungs- oder Inspektionsarbeiten haben? Auch im Geschäftskundenbereich gibt es Möglichkeiten des Carsharings. Sie steigen ein, fahren zu Ihrem Ziel und stellen das Fahrzeug einfach dort ab. Einfacher geht es nicht!


Das PLUS von AXA bietet Ihnen hilfreiche Dienstleister zur Unterstützung Ihres Büroalltags zum Vorteilsangebot:

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