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So vermeidest du Frust und Überstunden

Tipps für effizienteres Arbeiten

Du machst Überstunden, während die Kollegen sich bereits beim wohlverdienten Sport verausgaben? Diese Tipps helfen dir dabei, effizienter zu arbeiten und pünktlich in den Feierabend zu gehen!

"Kannst du mal eben schnell..."

Deine Kollegin kommt um die Ecke gebogen, mit einem lieben Lächeln auf den Lippen: „Ach, kannst du nicht mal eben das Angebot für den neuen Kunden rausschicken?“ und: „Die Geschäftsleitung braucht unbedingt die neue Tabelle mit den Umsatzzahlen, kannst du die bitte schnell mal aufpeppen…?“ – und zack! Hast du Aufgaben auf deinem Tagesplan, die du weder eingeplant, noch vielleicht jemals zuvor gemacht hast.
Es sagt sich immer so schnell und leicht: „mach doch mal bitte eben...“, und dann sitzt du doch oft länger dran, als gedacht und kommst nicht zu den Dingen, die du eigentlich erledigen wolltest.

Oft stellt man sich die täglichen Zeitfallen am Arbeitsplatz allerdings selbst, weil man den Zeitaufwand falsch einschätzt oder Abkürzungen noch nicht kennt. Das birgt Potential für Frust und Überstunden. Deshalb geben wir dir hier heute viele gute Tipps, die dir dein Zeitmanagement und damit die Arbeit leichter machen!

Effizientes Arbeiten, also möglichst viel mit möglichst wenig Zeitaufwand zu erledigen, wird in unserer Arbeitswelt oft verlangt, ist aber auch nicht unbedingt jedem in die Wiege gelegt. Damit du gleich loslegen kannst, hier unsere Tipps für dich und für jeden Tag.

Arbeitsabläufe strukturieren

Tipps für ein ungestörtes Arbeiten

  • Unterbrechungen und Störungen kosten viel Zeit. Denn danach musst du dich jedes Mal wieder neu in deine Arbeit einfinden. Deshalb versuche während eines Vorgangs, möglichst viele Stör- und Stressfaktoren zumindest vorübergehend abzustellen: Zum Beispiel das Telefon umleiten, Türe zu, Kollegen Bescheid geben, eine Stunde oder zwei keine Mails abrufen und beantworten und stattdessen konzentriert arbeiten. Denn: Du musst nicht immer für jeden immer erreichbar sein oder alles sofort beantworten! Teilweise sind auch fest vereinbarte Zeiten für störungsfreie Arbeit sinnvoll.
  • Multitasking ist out! Versuche gar nicht erst, alles auf einmal zu machen. Besser: Eines nach dem anderen! Das ist erwiesenermaßen effektiver. Und auch befriedigender.
  • Weiterer Störfaktor: Wenn das Telefon zu häufig klingelt, solltest du, wenn möglich, Telefonzeiten einrichten. Versuche auch am besten, Kollegen und Kunden an bestimmte Zeiten zu gewöhnen, in denen du erreichbar bist. Den Rest der Zeit schalte dein Telefon stumm oder leite es, wenn möglich, um.

Tipps für ein effizienteres Arbeiten

  • Anwesenheit ist nicht gleich produktive Arbeitszeit. Nutze die Zeit, in der du arbeitest, auch wirklich für deine Tätigkeit.
  • Für die meisten ist der Zeitkiller Nr. 1 das Surfen im Internet. Das belegen Umfragen und Studien. Hier zählt die Selbstdisziplin! Beobachte dich einmal einen Tag lang, wofür du im Job wieviel Zeit brauchst. Und sei ehrlich dabei! Ist es Facebook und Co? Dann solltest du um diese Seiten während der Arbeitszeit einen großen Bogen machen. Tipp: Wenn dir die Selbstkontrolle schwer fällt, könnten Apps wie Cold Turkey (Windows) oder SelfControl (Mac) coole Helfer für dich sein. Die sperren selbstbestimmt Seiten, die dich anfällig für Ablenkung machen.
  • Wirklich lohnenswert: Eine NOT-to-do Liste! Schreib dir auf, was du auf keinen Fall machen willst (weil es nicht in deinen Arbeitsbereich fällt, dich aufhält, du delegieren kannst oder weil es sinnlos ist...) und lass es in Zukunft einfach sein.
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Tipps für eine bessere Ordnung

  • Mach dir zwischendrin eine Notiz, wenn dir etwas einfällt, das du später noch erledigen musst. Oder umgekehrt: Wenn du unterbrochen wirst, notiere dir, was du gerade tun wolltest. Das hält dir den Kopf für die Dinge frei, die jetzt gerade anstehen.
  • Führe eine Ideenliste. Hier trägst du alles ein, was dir an Geistesblitzen, Geschäftsideen und (Weiter-)Entwicklungen einfällt. Egal, wie konkret oder ausgereift die Punkte sind. So gehen gute Ideen nicht verloren.
  • Halte Ordnung! Eine durchdachte Ablage von Dokumenten und Dateien von Anfang an erspart dir viel Sucherei und damit Zeit und Arbeit. Genauso sollte auf dem Schreibtisch nur das liegen, das du gerade tatsächlich zum Arbeiten brauchst.

Tipps für eine bessere Organisation

  • Schreib dir vor jedem Feierabend eine To-Do-Liste für den kommenden Tag: Nimm hier nur Dinge auf, die du am nächsten Tag konkret umsetzen kannst, willst oder musst. Tipp: Leg dir die dazu notwendigen Unterlagen schon bereit, damit du gleich zu Beginn los­starten kannst. Denn der Vormittag ist meist die Zeit, in der man besonders produktiv ist.
  • Je nach Branche und Job: Mach dir einen Wochen- oder Monatsplan. Erkundige dich dabei auch gleich im Vorfeld, welcher Zeitaufwand für welche Aufgaben legitim ist.
  • Baue dir für alle Tätigkeiten genügend Zeitpuffer ein! Wenn du diese dann nicht benötigst, kannst du entweder wertvolle Pausen machen oder hast plötzlich Zeit für andere Aufgaben. Deine Zeitplanung hilft dir also entweder, deine Dinge abarbeiten zu können, oder sie schultert dir immer wieder neue Sachen zwischenrein und erzeugt damit Stress. Du hast die Wahl, also sei hier besonders umsichtig!
  • Größere Projekte und Aufgaben unterteilst du am besten in kleine, leistbare Schritte. Mach dir je nach Größe und Umfang einen konkreten und real umsetzbaren Projektplan.
  • Kalender und Notizbuch! Damit du keinen Termin verschwitzt, brauchst du einen Kalender. Und damit du keine Aufgaben oder Ideen vergisst, hilft ein Notizbuch anstelle leerer Blätter, da diese gerne mal durcheinandergeraten. Ob nun in Papierform oder digital ist Geschmackssache. Hauptsache, du benutzt deinen Kalender und deine Notizen regelmäßig und gern. Praktisch: Eine Cloud ermöglicht dir die Synchronisation deiner Termine und Kontakte zwischen Rechner und Mobiltelefon sowie den Zugriff von überall. Tipp: Unterteile dein Notizbuch von A-Z, so dass du deine Notizen immer gleich in den richtigen Bereich und das entsprechende Projekt abheften kannst. So hältst du dein Notizbuch übersichtlich und frei von Chaos.

Tipps, deine Kraft besser einzuteilen

  • Achte auf deinen Biorhythmus: Welcher Typ bist du? „Lerchentypen“ (eine Lerche singt bereits am frühen Morgen) gehen früh ins Bett, stehen gern früh auf und sind schon morgens voll aktiv. „Eulentypen“ (Eulen sind bekanntlich Nachtwesen) beginnen besser etwas später mit den anstrengenden Arbeiten und sind dafür am Abend länger fit. Welcher Typ du bist, musst du selbst herausfinden. Achte auf dich, richte dich nach deiner inneren Uhr und teile dir deine Arbeit (Mails abrufen, Verwaltungstätigkeiten, Kreativ- oder Denkarbeit) sinnvoll danach ein.
  • Sorge für Abwechslung: Nimm dir zuerst etwas vor, das du gar nicht gerne tust, danach etwas, das dir Freude macht, dann wieder etwas, das schon lange auf Erledigung wartet, jetzt zur Entspannung eine reine Routinetätigkeit, später eine aktuell wichtige Aufgabe, die am selben Tag noch abgearbeitet sein will. Faustregel: Erledige Unangenehmes am besten zuerst! Oft sind die ungeliebten leider auch die wichtigen Sachen. Deshalb gleich als erstes anpacken, danach fühlst du sich leichter und die folgenden Aufgaben gehen auch gleich besser von der Hand.
  • Mach Pausen! Regelmäßige Auszeiten, auch die kleinen zwischendrin an jedem Tag, sind wichtiger als viele denken. Sie erhöhen deine Leitungsfähigkeit. Am wirksamsten sind dabei mehrere kurzen Pausen über den Tag verteilt.
  • Schlaf genug, iss möglichst frische, nährstoffreiche Sachen, bewege dich und tanke frische Luft! Das sind die besten Voraussetzungen für effizientes Arbeiten. Dazu gehören auch eine erfüllte Freizeit und Freunde treffen.

Struktur ins Leben bringen

Und zum Schluss noch die gute alte Selbstdisziplin​

So weit so gut. Alles gute Tipps, aber wie lernt man nun die viel gerühmte und dafür benötigte Selbstdisziplin? Am besten fängst du damit zuhause an: Nimm dir einfach eine Sache vor, die du schon lange einmal machen wolltest. Und tu sie auch ab morgen! Meditieren vor dem Frühstück? Steh 20 Minuten früher auf! Regelmäßig rausgehen? Mach jeden zweiten Tag einen Spaziergang nach der Arbeit oder dem Abendessen.

Mehr Obst und Gemüse? Schreib es auf den Einkaufszettel und nimm dir jeden Tag etwas ins Büro mit. Jede Wiederholung einer neuen Angewohnheit macht es dir dabei leichter. Und natürlich das gute Gefühl deines Erfolgs. Du musst also eigentlich nur am Anfang konsequent sein, dann entwickelt sich daraus mit der Zeit eine Routine und damit ein Selbstläufer.

AXA startklar! wünscht dir viel Spaß dabei!

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