Multitasking – Mythos oder Realität? So funktioniert’s!

Multitasking bedeutet, dass eine Person in einem begrenzten Zeitraum mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführt. Beim Zeitungslesen und gleichzeitigem Kaffeetrinken und beim Joggen und dazu Musikhören ist das natürlich kein Problem sondern sogar angenehm. Aber was, wenn wir nicht nur etwas wahrnehmen, sondern auch parallel reagieren und entscheiden müssen? Geht das überhaupt? Wenn ja, wie? Und wenn nein, was für alternative Strategien bieten sich an?

Das „Manifest für ein neues Arbeiten“ wurde nicht wie viele jetzt denken im 19. Jahrhundert von Karl Marx veröffentlicht, sondern im Mai 2014 von dem milliardenschweren Internetgiganten Microsoft. Die Verfasser warnen darin vor der zunehmenden Überlastung der Mitarbeiter und mahnen ein Umdenken an, denn entweder man ziehe die Handbremse (der Einzelne, Unternehmen und ganze Kulturen) oder es drohe der Kollaps.

Denn Hektik und Stress haben in unserer immer schnelllebigeren Arbeitswelt in den letzten Jahrzehnten erwiesenermaßen drastisch zugenommen. Always-On, bei der kompletten E-Mailflut immer CC, sofortiges Bearbeiten von Arbeitsunterbrechungen, dauernd klingelt das Telefon, kommt der Chef, fragt der Praktikant und und und…

Niemand weiß, wie viele geniale Einfälle und Geistesblitze einfach verloren gehen, nur weil im falschen Augenblick das Telefon läutet, eine wichtige E-Mail unsere Aufmerksamkeit auf den rechten unteren Bildschirmbereich lenkt oder wir anderweitig aus dem ersehnten „Flow“ gerissen werden –und ist der rote (Gedanken-)Faden einmal gerissen, gelingt es nur schwer oder auch gar nicht, diesen wieder aufzunehmen.

Das wusste auch schon Albert Einstein. Um Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden, gab es in seinem Haus bewusst kein Telefon – wollte man ihn dennoch telefonisch erreichen, musste man bei einem Nachbarn anrufen, der dann jemanden aus Einsteins Familie ans Telefon rief…

Eine Untersuchung der University of California hat ergeben, dass sich Arbeitnehmer durchschnittlich nur drei Minuten am Stück mit einer Aufgabe beschäftigen können, bevor sie von Telefon, E-Mail oder Kollegen unterbrochen werden!

Der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben ist allerdings mit erheblichen „Reibungsverlusten“ verbunden, denn das menschliche Gehirn ist um 20 % bis 40 % weniger leistungsfähig, wenn gleichzeitig statt nacheinander gearbeitet wird. Das heißt, die Bearbeitungszeit verlängert sich entsprechend! Sobald man für drei Minuten aus einer Aufgabe herausgerissen wird, braucht man wieder zwei Minuten, um bei der alten Aufgabe auf dem Stand von vor der Unterbrechung  zu kommen. Bei ständigen Unterbrechungen (im Schnitt alle drei Minuten) addiert sich das auf 40 % der Arbeitszeit. Im Durchschnitt!

Die Psychologie lehrt uns, dass das, was für Außenstehende nach „gleichzeitig“ aussieht – und sich persönlich auch so anfühlt – in Wirklichkeit nicht gleichzeitig ist. Der Mensch kann nur eine anspruchsvolle Aufgabe auf einmal bearbeiten. Müssen verschiedene anspruchsvolle Informationen simultan verarbeitet werden, wechseln wir unbewusst im Millisekundenbereich zwischen den Aufgaben hin und her – das erfordert mehr Konzentration und Koordination und dieses mehr an Aufwand geht natürlich nicht ohne entsprechende „Reibungsverluste“.

So hat beispielsweise jemand, der beim Autofahren telefoniert, eine Reaktionsgeschwindigkeit, die einem mit 0,8 Promille angetrunkenen Autofahrer entspricht! Wer sagt, er kann Multitasking mit anspruchsvollen Anforderungen, der soll lieber für die anderen Kaffee holen gehen, denn Qualität ist von ihm/ihr nicht zu erwarten. Denn es geht beim gleichzeitigen bearbeiten nicht nur real Bearbeitungszeit verloren, je komplexer die Aufgaben sind, desto größer ist auch die Fehlerhäufigkeit und die Tendenz zum Schlendrian. Das ist nicht nur unnötig, sondern beim Umgang mit Gefahrstoffen, anderen Menschen oder Maschinen sogar gefährlich!

Die Arbeitswissenschaft stuft Arbeitsunterbrechungen und Multitasking zunächst einmal als psychische Belastung ein. Problematisch wird es dann, wenn die individuellen Bewältigungsmöglichkeiten nicht mehr ausreichen, um mit den Anforderungen Schritt zu halten. Dann wird die Herausforderung als Überforderung erlebt: Nichts wird fertig, weil man immer unterbrochen wird. Und wer glaubt, seine Aufgaben nicht mehr zu schaffen, entwickelt negative Emotionen, reagiert psychosomatisch mit schnellem Puls – und hat dann das, was als Stress bezeichnet wird. Stress aber gilt als der Hauptrisikofaktor für psychische Störungen und Erkrankungen in der Arbeitswelt (ein Achtel aller Fehltage)!

• Arbeitsunterbrechungen können durchaus positiv sein: Allerdings nur bei einfachen und monotonen Aufgaben. Da freut man sich über eine willkommene Abwechslung, das kann sogar leistungsförderlich sein.   
• Anders bei anspruchsvollen Aufgaben: Arbeitsunterbrechungen nerven hier umso stärker, je häufiger die Unterbrechungen stattfinden und je ungünstiger der Zeitpunkt ist. Das Ergebnis ist hier nicht nur Zeit- und Qualitätsverlust, sondern auch Stress. Und der kann gefährlich werden…

Sind die Ressourcen von unter Stress stehenden erst einmal ausgeschöpft, sinkt zunächst die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit. Dann folgen weitere Stress-Symptome wie Nervosität, Schlafstörungen, Magen-Darmprobleme und Bluthochdruck. Bei längerer Dauer werden dann sogar das Immunsystem geschwächt und Herz-Kreislauferkrankungen begünstigt. Und auch Rückenschmerzen und Übergewicht stehen häufig im kausalen Zusammenhang mit Stress in der Arbeit. Den Schlussakkord bildet dann der Burnout, ein Zustand totaler Erschöpfung, Hilflosigkeit, Kontrollverlust und Depression.

Die Forschung hat gezeigt, dass Multitasking keinesfalls eine Aufwandersparnis darstellt, sondern vielmehr zur Überforderung führt, Fehlhandlungen zunehmen und Details wie auch der Gesamtüberblick verloren gehen. Und auch die gefühlte(!) Zeitersparnis ist wie gesagt ein Trugschluss – wissenschaftliche Studien belegen das genaue Gegenteil.

Im Sinne von Gesundheit, Motivation und Produktivität ist die beste Unterbrechung also die, die gar nicht erst stattfindet. Es geht also nicht darum, wie man Multitasking erlernt, sondern um Strategien, wie man überflüssige Arbeitsunterbrechungen vermeidet! Dadurch ist man solchen Situationen nicht mehr passiv ausgeliefert, sondern kann sie aktiv zum eigenen Vorteil gestalten.

Tipp 1: E-Mail-Programme lassen sich so einstellen, dass die Nachrichten entweder nur manuell oder nur zu bestimmten Zeitintervallen gezogen werden (alle 15/30/60… Minuten). Das eröffnet ein E-Mail-freies Zeitfenster zum ungestörten arbeiten.

Tipp 2: Prioritäten setzen! Nicht jede Unterbrechung ist gleich ein Notfall – und Routineaufgaben lassen sich wiederum leichter unterbrechen als komplexere Aufgaben, bei denen die Folgekosten hoch sind. Nach Möglichkeit solltest du im letzteren Fall also erst deine Aufgabe beenden, bevor du eine andere anfängst. Ist das nicht möglich, am besten bis zu einem Punkt arbeiten, an dem du die aktuelle Arbeit gut unterbrechen und den Faden anschließend einfach wieder aufnehmen kannst.

Tipp 3: Notizbuch und Merkzettel! Aus einem Sachverhalt herausgerissen zu werden ist meinem Computerabsturz ohne Zwischenspeicherung vergleichbar. Um zu vermeiden, dass du wichtige Punkte vergisst und dir damit doppelte Arbeit machst, solltest du eine Kultur der Merkzettel oder besser noch ein Notizbuch mit verschiedenen Projekt-Kapiteln einführen.

Tipp 4: Unterstützung einfordern! Setze dich nicht unnötig unter Druck, wenn es zu viel auf einmal zu erledigen gibt, sondern fordere bei deinen Kollegen im Notfall Unterstützung an. Gewähre diesen aber auch umgekehrt deine Hilfe, wenn es bei ihnen einmal richtig brennt.

Tipp 5: Arbeitsunterbrechungen vermeiden. Kommuniziere aktiv, nicht bei allen Emails CC stehen zu müssen – und setze selber nicht Gott und die Welt bei allem in CC. So kann jeder dazu beitragen, die Emailflut zu reduzieren.

Tipp 6: Den Ausgleich zum Stress in der Arbeit finden! Nutze deine Freizeit zum bewussten Erleben von Gelassenheit, Spaß und Freude. Genieße deine freien Stunden und bau Stresshormone regelmäßig mit Sport ab. Das gibt dir das nötige Rüstzeug wenn es in der Arbeit doch mal wieder hektischer zugeht.

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