„Wer schreibt das Protokoll?“ Diesen Satz kennt fast jeder, der öfter in Meetings sitzt, und er fällt meist zu Beginn einer Besprechung. Nun schreit auf diese Frage meist kaum jemand sofort „Hier, ich mach das!“. Tatsache ist: Nur wenige reißen sich um diese Aufgabe.

startklar - Richtig Protokoll führen ist wichtig | AXA

Eine verantwortungsvolle Aufgabe

Und das nicht umsonst. Denn Protokollführen ist eine umfangreiche, verantwortungsvolle Aufgabe, die gekonnt sein will. Im besten Falle ist der Protokollführer schon im Vorhinein festgelegt und kann sich entsprechend auf seine Aufgabe vorbereiten. Und mit ein paar guten Tipps ist ein Protokoll auch kein Wunderwerk, sondern eigentlich sogar kinderleicht. Versprochen!

Warum überhaupt ein Protokoll?

Ein Protokoll ist die Niederschrift einer Sitzung, Versammlung oder Besprechung und dient als Gedankenstütze, zur Rekonstruktion und Dokumentation und zum Informationsaustausch, z. B. auch für die Personen, die nicht aktiv daran teilgenommen haben, aber über die Ergebnisse informiert werden sollen. Festgehalten werden in einer solchen Mitschrift alle To-Dos, Entscheidungen, Beschlüsse, Ergebnisse und Vereinbarungen zu Plänen, Projekten, Maßnahmen und Terminen, die in dem Treffen zur Sprache kamen.

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Protokolle erfüllen wichtige Funktionen und helfen neben anderen Kommunikationsinstrumenten wie Aktennotizen, Berichten oder Memos häufig bei der gesamten Organisation eines Unternehmens: Richtig eingesetzt sind sie wertvolle Stützen bei der Planung, Steuerung und Kontrolle aller Abläufe und Aktivitäten im jeweiligen Haus. Außerdem können sie bei Unklarheiten, Streitigkeiten oder Konflikten zur Klärung herangezogen werden. Dafür brauchen sie aber eine klare Sprache und einheitliche Form. Am besten kurz, wahrheitsgetreu, sachlich und verbindlich.

Mit unseren Tipps kann nicht viel schief gehen

Vorbereitung

Informiere dich vorab: Was sind die Themen? Gibt es eine Tagesordnung? Wer kommt, wie heißen die Teilnehmer, welche Funktion haben sie, wer leitet oder moderiert die Besprechung, wer bekommt das Protokoll? Gibt es eine Protokollvorlage?
Lies dir alte Protokolle durch. So kommst du leichter in die Thematik hinein und weißt außerdem, was zuvor besprochen wurde.
Frage zunächst nach, welche Art von Protokoll geschrieben werden soll.
Das ausführliche Verlaufsprotokoll hält chronologisch und genau alle Abläufe innerhalb der Sitzung fest und zeichnet die Entwicklung des Treffens nach. Redebeiträge (mit Zeitangabe) werden in die indirekte Rede gesetzt. Ein Ergebnisprotokoll dagegen gibt in einer logischen Reihenfolge und in Stichpunkten einen schnellen Überblick über alle Kernaussagen, Beschlüsse und Ergebnisse des Treffens. Nur in großen Ausnahmen wird ein Wortprotokoll erstellt, bei dem jedes Wort schriftlich festgehalten wird. Bei Kreativ-Meetings oder z. B. der Nutzung von Flip-Charts kannst du zusätzlich fotografieren und ein Fotoprotokoll beifügen.

Aufbau und Sprache

Die Sprache eines Protokolls ist knapp, sachlich und verständlich. Unser Tipp: Verwende kurze Sätze und möglichst wenige Fremdwörter oder Fachausdrücke (wenn es dennoch sein muss: mit Erklärung in Klammern). Der Blickwinkel ist objektiv und exakt: Alles Wesentliche aus der Besprechung muss dokumentiert und wahr sein.
Der Aufbau des Protokolls beinhaltet zuerst den Protokollkopf mit Datum, Ort, Beginn, Ende und Zweck der Zusammenkunft, allen geladenen Teilnehmern, Anwesenden und Abwesenden, Name des Protokollanten und des Moderators. Dann folgen die einzelnen Tagesordnungspunkte: Alle Beschlüsse, Ergebnisse und der Verlauf werden knapp, sachlich und objektiv beschrieben. Anlagen, die in der Sitzung verteilt oder genutzt wurden, wie Dokumente, Kopien, Präsentationen, Handouts solltest du mit anhängen. Am Ende unterschreibst du als Protokollführer. Auch der Leiter der Versammlung unterzeichnet.
Protokolle werden immer stichpunktartig und im Präsens geschrieben.

Während der Sitzung

Schreib während der Sitzung möglichst alles mit und in Stichpunkten ins Unreine: Am besten mit Stift und Notizblock (nummeriere dabei die Seiten) oder gleich am Laptop, je nachdem was dir mehr liegt.
Je Tagesordnungspunkt solltest du jeweils Thema, Sachverhalt, Problematik, Diskussion (nur für Verlaufsprotokolle), Termine, Maßnahmen oder Zwischenergebnisse, To-Dos und Verantwortliche aufzeichnen. Unser Tipp: Beschlüsse und Termine sofort notieren und am besten farbig markieren!
Bei möglichen Missverständnissen oder Unklarheiten immer sofort nachfragen: Lege dir eventuell für Fragen oder Unklarheiten ein extra Blatt Papier bereit. Und sei beim Schreiben diskret: Nicht alles gehört ins Protokoll, im Zweifel auch hier nachfragen!
Achte bei der gesamten Sitzung auf deine Konzentration. Höre den jeweiligen Sprechern gut zu.
Kennst du nicht alle Namen der Teilnehmer, sind Namenschilder sinnvoll. So weißt du, wer genau welchen protokollwürdigen Beitrag leistet.
Sehr hilfreich: Am Ende der Sitzung kannst du die wesentlichen Punkte für alle noch einmal zusammenfassen. So können Missverständnisse und Fehler gleich ausgeräumt werden. Tipp: Das Protokoll kann auch über einen Beamer mitgeschrieben werden, so haben alle parallel Einsicht in das Schreiben und können u. U. sofort korrigieren.

Nach der Sitzung

Schreib das Protokoll möglichst zeitnah ins Reine, dann sind Ablauf, Themen und Aussagen noch frisch in deiner Erinnerung.
Deine persönliche Meinung hat in der Niederschrift nichts verloren. Achte gut darauf! Mitschriften dürfen nicht zur Durchsetzung eigener Interessen missbraucht werden.
Lege für häufig genutzte Wörter oder Namen Abkürzungen fest (zu Beginn des Protokolls aufführen), das macht dir die Arbeit leichter.
Lass deine fertige Mitschrift von einem Kollegen oder einer Kollegin Korrektur lesen und dann schicke das Dokument mit Angabe einer Rückmeldungsfrist an alle Verantwortlichen zur Freigabe.
Die final korrigierte Version geht dann zum Schluss an alle Teilnehmer: Geschafft- fertig!

Damit du dich noch besser vorbereiten und orientieren kannst, findest du hier gute Muster-Vorlagen zum Herunterladen, die du sowohl für Besprechungs- als auch Ergebnisprotokolle sehr gut verwenden kannst. Viel Erfolg!

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