Bei Neuverträgen gibt der Kunde im Antrag an, ob eine steuerliche Ansässigkeit im Ausland besteht. Ist dies der Fall, wird der Kunde auch nach der ausländischen Steueridentifikationsnummer bzw. TIN (Tax Identification Number) sowie dem Land, in dem die Steuerpflicht besteht, gefragt.
Bei Verträgen, die bereits vor der Einführung des Datenaustausches geschlossen wurden, werden zunächst die von AXA gespeicherten Daten überprüft. Hat ein Kunde angegeben, dass er US-Staatsbürger ist oder einen Wohnsitz im Ausland hat, wird der Kunde in einem Schreiben aufgefordert, seinen Steuerstatus zu erklären.
Ebenfalls angeschrieben werden Kunden, von denen bei AXA nur eine c/o Anschrift oder ein Postfach als Adresse hinterlegt ist, da diese Adressen keinen Rückschluss über den tatsächlichen Wohnsitz des Kunden zulassen.Bestätigt der Kunde, dass er im Ausland steuerpflichtig ist, werden die steuerlichen Daten jährlich an das BZSt übermittelt.
Gibt der Kunde an, dass keine Steuerpflicht im Ausland besteht und weist dies durch entsprechende Dokumente nach, erfolgt keine Meldung an das BZSt. Reagiert der Kunde jedoch nicht auf das Schreiben, ist AXA gesetzlich verpflichtet, die steuerlichen Daten des Kunden zu melden.