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Bastian Gräfling - Executive Assistant IT

Bastian Graefling

Executive Assistant IT & Digitalisierung

Sicherheit geben

Dinge und Situationen hinterfragen – ganz im Sinne von OneAXA und dem Streben, besser zu werden!

Bitte stell dich kurz vor und erzähl, was dich zu AXA geführt hat.

Mein Name ist Bastian Graefling – 29 Jahre alt. Bis zu meinem Start bei AXA bzw. zur Bewerbungsphase im vierten Quartal 2017 kannte ich die Versicherungsbranche nur ganz grob aus Sicht des Vertriebs sowie als Endkunde für meine persönliche Absicherung. Offen gesprochen, wenn mich jemand zu Beginn meiner Laufbahn gefragt hätte, ob ich mal bei einer Versicherung arbeiten würde, bin ich sicher, ich hätte es verneint. Ehrlich gesagt ist dies ein Image, welches dem, was ich seitdem jeden Tag erlebe, absolut unrecht tut. Ich bin nach meinem dualen Studium in einem Industriekonzern in die Beratung gewechselt und habe dort mit dem Fokus IT-Strategie und neue Ausrichtung der IT-Bereiche mittelgroße Kunden aus dem Energiesektor beraten. Im Anschluss daran war es mir wichtig, eine neue Perspektive einzunehmen, um sowohl meine Persönlichkeit weiterzuentwickeln als auch meiner zukünftigen Tätigkeit neuen Drive zu geben – deswegen bin ich in den Vertriebsaußendienst eines großen IT-Dienstleisters gewechselt. Kundenorientierung und Ende-zu-Ende-Betrachtung von Prozessen (neudeutsch „Customer Journeys“) für den tatsächlichen Endkunden haben mir in meiner Tätigkeit im Vertrieb geholfen. Zu AXA bin ich dann eher zufällig gekommen, mit dem Tipp zu der Rolle des Vorstandsassistenten und meinem Wunsch, der IT „treu“ zu bleiben. Dies kann ich in meiner aktuellen Rolle als Vorstandsassistent des Ressorts IT und Digitalisierung realisieren.

Was würdest du deinen Freunden erzählen, worum es in deinem Job geht?

Offen gesprochen, kommt im Freundes- und Familienkreis häufig die Frage, weshalb ich bei einer Versicherung arbeite und was ich denn da überhaupt genau mache. Beim ersten Mal, als mir diese Frage gestellt worden ist, war meine Antwort etwas „hakend“ und ich musste doch das eine oder andere Mal überlegen. Je länger ich bei der AXA als Vorstandsassistent bin, fällt mir die Beschreibung meiner Rolle deutlich leichter, auch wenn sich die Arbeit täglich extrem unterschiedlich zeigt. Der Fokus in unserem Ressort liegt darin, eine robuste und resiliente IT-Umgebung zur Verfügung zu stellen und für unsere Online-Wege die technische Basis zu schaffen – jedoch ist die IT ein Zahnrad in diesem präzise abgestimmten Uhrwerk AXA. Mein persönlicher Fokus liegt darin, den Vorstand bestmöglich bei inhaltlichen Fragen zu unterstützen und auch wichtige Fristen immer im Blick zu haben. Darüber hinaus erstelle ich inhaltliche und organisatorische Unterlagen für unterschiedlichste Situationen und Veranstaltungen. Zusätzlich bin ich der erste Ansprechpartner für offizielle Anfragen seitens der Presse oder medialen Publikationen. Häufig kommen auch unerwartete Anfragen aufgrund von kurzfristigen Planänderungen oder äußeren Einflüssen, seitens Markt oder Kunde beispielsweise.

Was bringt dich dazu, morgens aus dem Bett zu steigen?

Für mich persönlich stellt sich die Frage, weshalb ich morgens aufstehe, so essenziell, dass ich der Meinung bin, dass sich jeder Mitarbeitende diese Frage besonders vor Augen führen sollten und selbst eine Antwort finden. Das heißt konkret für mich, dass ich jeden Morgen aufstehe, da es meine persönliche Überzeugung ist, dass ich im Zuge meiner Arbeit bei AXA Kunden mehr Sicherheit in ihrem Leben geben möchte. Ich sorge dafür, dass wir diesem Versprechen jeden Tag gerecht werden – daran lassen wir uns jeden Tag messen, um besser zu werden.

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Welche Aufgaben gehören zu deinem Tagesgeschäft?

Einen typischen Alltag als Vorstandsassistent bei AXA kann ich so gar nicht beschreiben, da jeder Tag meiner bisherigen 20 Monate unterschiedlich begonnen hat. Ein wichtiges Ritual ist für mich der morgendliche Kaffee – gerne bei einem guten Gespräch zum vergangenen Fußballspiel der Lieblingsmannschaft. Ich schätze die Arbeitsatmosphäre innerhalb des Konzerns, die in fast allen Fällen immer sehr kollegial und freundlich ist. Um diese Aufgaben zu stemmen, habe ich regelmäßigen Kontakt mit allen Vorstandsassistenten sowie diversen Ansprechpartnern anderer Vorstandsressorts sowie der Unternehmenskommunikation. Darüber hinaus gibt es auch unterschiedliche Schnittstellen in das Finanzressort sowie zum Betriebsrat. In meinem Job schätze ich besonders, dass ich jeden Tag eine neue Herausforderung habe, welche es zu lösen gilt. Besonders herausfordernd sind dabei sicher komplexe Abstimmungen zu Inhalten, welche konzernübergreifende Relevanz haben. Oft ist auch die zeitliche Komponente eine besondere Herausforderung – im Hinblick auf bspw. Fristen von Partnern, Gremien oder Behörden. Diesen Herausforderungen zu trotzen, hilft mir insbesondere das Assistenten-Netzwerk, welches sich aus den aktuellen sowie den ehemaligen Assistenten zusammensetzt (ca. 70 % der ehemaligen Assistenten haben heute im Konzern zentrale Schlüsselaufgaben übernommen). Darüber hinaus ist mein direktes Arbeitsumfeld im eigenen Ressort immer eine gute Anlaufstelle für Fragen oder Ideen zum Vorgehen. Das Wichtigste an einem stressigen Tag ist jedoch, nicht sich selbst zu vergessen – ein kurzer Spaziergang auf dem Campus oder ein Kaffee in der eigenen Kaffeebar helfen dabei, einen freien Kopf zu bekommen und neue Energie zu schöpfen oder ein Problem zu lösen, da ich so einen anderen Blick auf die Situation bekomme. Selbstreflexion ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Welche Aufgaben machen dir in deinem Job besonders viel Spaß?

Im Rahmen des Vorstandsassistenten-Programms bei AXA ist es üblich, dass ein Projekt eigenverantwortlich durchgeführt wird – ich habe dabei die Verantwortung für ein vertriebsorientiertes Projekt übernommen. Neben Spaß und einigen Herausforderungen ist meine Quintessenz, dass ich mich auf jeden im Konzern und insbesondere auf die handelnden Personen verlassen kann, wenn es hart auf hart kommt.

Welche Einschränkungen bringt der Job mit sich?
Aufgrund des Umfangs der Tätigkeit besteht in Spitzenzeiten die Situation, dass über das normal vereinbarte Pensum gearbeitet werden muss, um das gemeinsame Ziel zu erreichen. Das ist jedoch in Absprache sehr gut zu vereinbaren – insbesondere aufgrund der besonderen Erfahrungen und den Dingen, die jeder in dieser Zeit lernt.

Aus diesem Grund ist mein Rat an einen Kollegen aus dem eigenen Bereich und auch an jeden im Konzern, dass sich Veränderung nur durch größere oder auch viele kleinere Konfrontationen einstellt und wirksam wird. Somit ist mein klarer Wunsch, immer Dinge und Situationen zu hinterfragen – ganz im Sinne von OneAXA und dem Streben, besser zu werden!“

Abschließend kann ich nur sagen und mitgeben, dass es sich lohnt, ein Teil von AXA zu sein. Es macht Spaß und bringt Erfüllung, für und mit einem Unternehmen zu arbeiten, welches das Produkt „Sicherheit geben“ als Kernkompetenz versteht.

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