Expatriates – Planung und Organisation Teil 2:

Eine Auslandsentsendung ist auch in der quasi grenzenlosen Welt kein Katzensprung – weder für die Auswanderer auf Zeit noch für die global aktiven Unternehmen. Bis zu 100.000 Euro kann es den Arbeitgeber kosten, einen Manager ins Ausland zu schicken. Die Expatriates setzen dagegen ihre persönlichen Netzwerke in der Heimat aufs Spiel. Viele Entsendungen scheitern, jede zweite davon an interkulturellen Konflikten und mangelndem Verständnis für das Gastland (laut einer Erhebung des Economist). Sechs Prozent der Engagements enden zeitlich zwar wie geplant, aber ohne dass die gesetzten Ziele erreicht wurden (Studie Managing Mobility 2012). Dieses Risiko kann man begrenzen.

Wesentlich zum Gelingen der Entsendung trägt die fundierte Vorbereitung auf den Auslandseinsatz bei. Besser gesagt: das Entsendungs-Management. Denn bereits vor der Abreise müssen auch vorausschauende Regelungen für die Rückkehr getroffen werden. Die Wiedereingliederung ist die zweite häufige Stolperschwelle bei Auslandsentsendungen. Hier muss frühzeitig geplant werden, um die „Repatriates“ schnell wieder einzuwurzeln und damit zu verhindern, dass wertvoller Erfahrungsschatz zur Konkurrenz geht.

Zu viele Unternehmen konzentrieren sich auf die Sprachschulung ihrer künftigen Auslandsbeauftragten. Ebenso wichtig sind aber die interkulturellen Kompetenzen, und zwar auf beiden Seiten. In einer weltweiten Studie des Economist sind 59 Prozent Expatriates der Ansicht, ihr Unternehmen hätte keinerlei Gespür dafür, wie sich das Geschäftsumfeld im Entsendeland gestaltet.

Wie man Andersartigkeit positiv begreift und nutzt, haben beispielsweise die gemeinnützigen Carl Duisberg Centren zum Thema interkultureller Trainings an zahlreichen Standorten in Deutschland und weltweit gemacht, www.cdc.de.

Sechs Monate vor der Entsendung, nach Erfahrungen besser noch ein Jahr zuvor, sollte ein Stufenplan starten. Die Einhaltung der einzelnen Stufen kann einen erfolgreichen Auslandsaufenthalt unterstützen. Wichtig ist es, dass Unternehmen und Mitarbeiter den Weg der Vorbereitung partnerschaftlich miteinander gehen – Zweifel und Risiken sollten jederzeit offen angesprochen werden.

Hier geht es nicht nur einseitig um die Beurteilung des Mitarbeiters nach persönlichen Voraussetzungen, fachlicher Qualifikation und Führungseigenschaften, sondern auch um die Übereinstimmung der Ziele: Sieht die/der künftige Expatriate eine Chance in der Auslandaufgabe? Lässt sich der Auslandsaufenthalt mit der persönlichen Lebens- oder Familienplanung vereinbaren? Überwiegt die positive Einstellung alle Unsicherheiten?

Ein sogenannter „Look-and-see-Trip“ klärt im Entsendeland mögliche kulturelle oder klimatische Problematiken ab und bindet, so vorhanden, Partner oder Familie in die Entscheidung ein – viele Auslandseinsätze scheitern an Beziehungsproblemen. Laut der Managing Mobility Studie 2012 bieten 59 Prozent der Unternehmen dem oder der Partnerin eines Expatriates Unterstützung bei der Jobsuche an.

Es gibt zahlreiche spezialisierte Beratungsunternehmen und Coaches für eine erfolgreiche Vorbereitung in Sprache und Schrift. Fallstudien, Übungsszenarien und Rollenspiele unterstützen im Verstehen von geschäftlichen und sozialen Besonderheiten des Gastlandes, wie z.B. von der Carl-Duisberg Gesellschaft zu interkulturellen Themengebieten. Zusätzlich kann man sich mit Eigeninitiative vorbereiten. Im Internet gibt es zahlreiche Portale mit nützlichen Informationen und Erfahrungsberichten aus erster Hand, wie z.B. der Inside Expat Business Ratgeber im Karriere-Journal von monster.de oder in der weltweiten Info-Börse von justlanded.de.

Auf dem Prüfstand stehen:

• der Entsendevertrag (Dauer, Vergütung, Zulagen)
• der sozialversicherungsrechtlichen Status des Expatriate
• die steuerrechtliche Situation
• ein Relocation-Partner, der bei Wohnungssuche, Behördengängen, Einschulung etc. hilft und Ratschläge Tipps zur neuen Umgebung geben kann
• die Versorgung im Krankheitsfall, inkl. mitreisende Partner/ Familien:

Hier erhalten Sie ein kurze Übersicht über die wichtigen Bestandteile eines Versicherungsschutzes:


Wichtige Bestandteile einer internationalen Krankenversicherung

Bei der Wahl der internationalen Krankenversicherung gibt es einige wichtige Aspekte, die im Hinblick auf einen geeigneten Versicherungsschutz zu beachten sind. Denn egal wo man sich gerade auf der Welt befindet, man sollte sich auf einen zuverlässigen und erstklassigen Gesundheitsschutz verlassen können.


Unmittelbare Hilfe im Notfall

Immer mal wieder kann es während eines Auslandsaufenthaltes vorkommen, dass ein medizinischer Notfall eintritt, bei dem eine schnelle Hilfe erforderlich ist – und zwar unabhängig von Zeit und Ort. Gerade wenn eine medizinische Behandlung in unmittelbarer Nähe nicht durchführbar ist, ist es wichtig, sich auf eine 24-Stunden erreichbare Notfall-Hotline verlassen zu können. Diese kann den erforderlichen Transport zu dem nächstgelegenen medizinischen Leistungserbringer sicherstellen oder in schwerwiegenden Fällen sogar einen Rücktransport ins Heimatland organisieren.


Direktabrechnung mit den Leistungserbringern

Ein besonderer Vorteil besteht dann für den Expatriate, wenn er im Falle einer Behandlung in einem Krankenhaus nicht finanziell in Vorleistung treten muss. Weltweit agierende Versicherungsunternehmen haben mit zahlreichen medizinischen Einrichtungen spezielle Vereinbarungen, die untereinander Direktabrechnungen ermöglichen und somit den Versicherten finanziell entlasten.


Schnelle und einfache Abwicklung der Rechnungserstattung

Die Abwicklung der Versicherungsangelegenheiten sollte schnell und unkompliziert durchgeführt werden können. Technische Hilfsmittel in Form von speziellen Online-Tools oder Apps erleichtern den „Papierkram“ und ermöglichen per Mausklick, dass Rechnungen eingereicht werden, dass die Netzwerkpartner schnell aufgefunden werden, dass nützliche Informationen zu Krankheitsbildern oder Hintergrundinformationen zu dem Aufenthaltsland aufgerufen werden.


Versicherungsschutz im Heimatland

Sofern ein Mitarbeiter eine kurzzeitige Rückkehr ins Heimatland plant, z.B. aufgrund eines Familienbesuchs oder aufgrund eines beruflichen Termins, so ist darauf zu achten, dass auch während dieser Zeit umfassender Versicherungsschutz besteht.


Freie Arzt- und Krankenhauswahl

Gerade im Ausland ist vieles neu und unbekannt. Empfehlungen sind da natürlich sehr willkommen. Wenn ein Expatriate dazu noch die freie Wahl des medizinischen Behandlers hat, ohne eine vorherige Genehmigung einzuholen, dann spricht dies für eine außerordentliche Kundenorientierung.


Versichertenkarte
Nicht nur im Notfall hilft die Versichertenkarte dabei, alle Versicherungsdaten griffbereit zu haben. Bei Krankenhäusern oder sonstigen medizinischen Einrichtungen, mit denen eine Direktabrechnung vereinbart ist, sorgt Sie auch dafür, dass ein Versicherter nicht in finanzielle Vorleistung treten muss.

Vor dem großen Schritt liegen möglicherweise die Nerven blank: Haben wir an alles gedacht? Es gibt so viel zu organisieren und vorzubereiten – wir helfen Ihnen mit einer nützlichen  Checkliste zum Download (PDF, 84 KB).

Die heiße Phase: Wichtig ist, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht allein lassen bei der Eingewöhnung am Auslandsarbeitsplatz. Die meisten Relocation-Unternehmen bieten sogenannte „Setting-in“-Services mit Angeboten zur Integration am neuen Arbeits- und Lebensort an. Beim Aufbau sozialer Kontakte helfen nationale Expat-Communities und weltweite Foren wie www.internations.org.

Kontinuierlicher und guter Kontakt zum beruflichen und privaten Netzwerk in Deutschland ist der wichtigste Ratschlag von Experten für die Dauer des Auslandsaufenthaltes. Für das Unternehmen bedeutet das, eine verlässliche Betreuung aufzubauen, die in formellen und informellen Fragen, also am Arbeitsplatz und auf Wunsch für die Familie zur Verfügung steht – meist wird hier ein Mentor bestimmt, der dann auch bei der Rückkehr erster Ansprechpartner ist.

Sechs Monate vor Ende der Entsendung sollte die erfolgreiche Rückkehr vorbereitet werden. Wenn nicht wie im Idealfall bereits geschehen, sollten jetzt zwischen Personalabteilung und „Repatriate“ Aufgabenbereiche und Neudefinitionen der Position im Heimat-Unternehmen besprochen werden.

Die Evaluation von beiden Seiten: Wurden die Ziele der Entsendung erreicht? Welche Qualifikation hat die/der Expat hinzugewonnen und wie können diese entsprechend eingesetzt werden? Zudem sind ggf. Maßnahmen für die Erleichterung des Wiedereinstiegs durchzuführen.

Lesen Sie auch im PLUS: 

• Expatriates - globale Herausforderungen Teil 1: Die Fürsorge der Arbeitgeber ist gefragt
• Expatriates - rechtliche Aspekte einer Entsendung Teil 3: Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Versicherungschutz
• Expatriates - rechtliche Risiken einer Entsendung Teil 4: Steuerreucht, Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsrecht

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