Ein neuer Job bedeutet neue Aufgaben, neue Abläufe und in der Regel auch, sich am PC in neue Programme einzuarbeiten. Da ist es von Vorteil, die Basics der am häufigsten genutzten bereits zu kennen. Denn gerade als Berufseinsteiger wirst du oft genug bei Kollegen oder Mentoren nachfragen müssen, wie das eine oder andere noch einmal gehandhabt wird. Wenn du dann auch noch wegen jeder Kleinigkeit in den Alltagsprogrammen Outlook oder Excel ankommst, kann das schnell lästig werden. Hier also die besten Tipps für MS Office – heute: Outlook.

Über 70 % der E-Mails in Unternehmen werden mit Microsoft Outlook verwaltet. Gut, die IT-Welt ist schnelllebig, aber für geraume Zeit dürfte das vielseitige Programm noch der Platzhirsch bleiben. Grund genug, es sich einmal näher anzusehen. Die meisten Funktionen gibt es zudem analog auch den Konkurrenzprogrammen.

Tipps für MS Outlook

Das Outlook kann wesentlich mehr, als nur E-Mails empfangen und verschicken. Es gibt ganze Seminare, in denen es nur darum geht, wie man damit einfach, effizient und übersichtlich z.B. sein berufliches Netzwerk pflegen kann. Hilfreich auch, da nicht jeder auf Xing vertreten ist und Facebook eher privat genutzt wird. Auch die Funktionen des Terminkalenders sind sehr nützlich, nicht zuletzt da Outlook im Berufsalltag sowieso immer als erstes auf und als letztes zugemacht wird.

Ordnung muss sein: Leg im Posteingang für jedes Projekt und Themengebiet einzelne Unterordner an und nutze sie auch! Verschiebe jede gelesene E-Mail immer sofort in den entsprechenden Ordner – auch die gesendeten. Das spart dir viel Zeit und Nerven beim Suchen. Garantiert.

Adressbuch nutzen: Gerade im Businessumfeld ist es wichtig, E-Mail-Adresse und Telefonnummern der wichtigsten Kontakte, Kollegen und Vorgesetzten jederzeit griffbereit zu haben. Also nimm dir den Augenblick Zeit und trage auch wirklich jeden neuen Kontakt mit Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer ein – egal ob der Kontakt per E-Mail oder auf einer Messe oder Workshop zustande kam. Am besten du bildest gleich auch übergeordnete Gruppen (z.B. Kollegen, Kunden, Netzwerk, Freunde, bestimmte Teams und Projekte etc.), das kann sich als sehr nützlich erweisen, zumindest ist es übersichtlich. Wenn du nun auch noch ein paar Stichworte zur Person hinzufügst und den Geburtstag als jährliche Erinnerung in den Kalender einträgst, hast du die Grundlage für die einfache Pflege deines beruflichen Netzwerks.

Mach den Kalender zum Zentrum deiner Terminplanung: In dem Kalender kannst du Termine aller Art eintragen und verschiedentlich kennzeichnen. Das macht ihn zu dem perfekten Terminplaner. Klicke einfach im Kalender auf den Tag und dann auf „Neu“ und trage Uhrzeit, Dauer und Betreff ein. Das können Meetings, Abstimmungen, Messen, Abgabefristen oder auch der Urlaub oder Verabredungen, Geburtstage und Trainingszeiten sein. In der Menüleiste unter „Wiederholen“ kannst du einstellen, ob und wie regelmäßig der Termin wiederholt werden soll (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich). Mit dem Terminplanungs-Assistenten kannst du nun noch festlegen, ob es ein privater oder beruflicher Termin ist und zudem (wichtig!) verschiedene Farben zuordnen. So bekommst du schnell und auf einen Blick eine übersichtliche Tages- bis Jahresplanung.

Das Vereinbaren von Meetings, TelKos, Jour-Fixe & Co: Hast du im Outlook deine Kontakte gepflegt und deinen Kalender im Griff, ist das Einladen – auch von ganzen Gruppen – zu einzelnen oder regelmäßigen Terminen ein echtes Kinderspiel. Lege im Kalender den Termin mit Betreff, Uhrzeit und Ort an, wähle ggfs. die Regelmäßigkeit der Wiederholung aus, klicke dann in der Menüleiste auf „Teilnehmer einladen“ und füge betreffende Personen oder auch ganze Gruppen hinzu. Tipp: Hast du häufig die gleichen Personenkonstellationen, dann bilde in deinen Kontakten eine Gruppe daraus, das spart dir bei anderen Nachrichten viel Zeit. Wenn du nun noch „Antwort einfordern“ anklickst, hast du auf dem einfachsten Weg ein Meeting geplant. Die anderen Teilnehmer bekommen automatisiert die Einladung, klicken dann einfach auf „teilnehmen“ und bekommen die ganze Veranstaltungsreihe in ihrem eigenen Kalender angezeigt.

Standard-E-Mails automatisieren: Mit den „QuickSteps“ kannst du Routine-Aufgaben im Outlook automatisieren und damit viel Zeit sparen. Statt immer wieder die gleichen Schritte auszuführen, kannst du unter „Start“ einen QuickStep (Abkürzung) anlegen, den du dann bei Bedarf einfach immer wieder verwendest. Einige QuickSteps, wie eine Team-E-Mail oder eine Weiterleitung an den Vorgesetzten, sind bereits vorformuliert. Hier musst du lediglich einmal alle Adressen, den Betreff und ggfs. einen kurzen Text eingeben und kannst den QuickStep gleich verwenden. Wenn du im Bereich QuickSteps auf „Neu erstellen“ klickst, kannst du eigene Abkürzungen definieren, z.B. eine regelmäßige Erinnerungs-E-Mail für Team-Meetings einrichten. Wähle dafür unter „Aktion“ den Eintrag „Neue Besprechung“ aus und trage die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein. Nun noch einen kurzen aussagekräftigen Namen für den QuickStep auswählen und den Betreff, Zeit und Ort sowie eine kurze Standardnachricht eingeben. Fertig.

Unterhaltungen gruppieren: Wenn du im Menü auf „Unterhaltungen“ oder je nach Version auf „Anzeigen“ gehst, kannst du „Als Unterhaltungen anzeigen“ oder „Unterhaltungen verwenden“ aktivieren. Dann werden alle Nachrichten mit demselben Betreff inklusive Antworten als eine Unterhaltung zusammengefasst. Die komplette Konversation klappt dann erst durch einen Mausklick im Posteingang als Liste auf – sehr übersichtlich, auch für deinen Posteingang.

Wenn du weitere nützliche Funktionen des Outlook erkunden willst, dann schau dir am besten einige der zahlreichen Tutorials auf Youtube an. Die gibt es auch auf Deutsch und zu jedem Thema. Das hier geht z.B. über die Pflege der Kontakte und das Einrichten von Verteillisten und Serienbriefen mit Outlook.

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