Zeitmanagement und Organisation: Durchblick durch den Arbeitsalltag

Unter Zeitmanagement versteht man Strategien und Vorgehensweisen, die dir helfen, Aufgaben und Termine schneller, effizienter und reibungsloser abzuarbeiten. Denn Erfolg hat nicht derjenige, der am längsten, sondern derjenige, der am cleversten arbeitet!

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Mehrarbeit verhindern

Es kommt ja schließlich nicht auf den Zeitaufwand, sondern auf das Ergebnis an! So kannst du auch in hektischen Zeiten einen kühlen Kopf bewahren und Mehrarbeit verhindern.

Das Zeitmanagement ist eine Form der Selbstorganisation und nutzt Arbeits- und Planungstechniken, um die wertvolle Ressource Zeit möglichst optimal zu nutzen und nicht zu verschwenden.

Plane deinen Tag

Der Körper sagt dir, wann was am besten geht!

Jeder Mensch hat einen individuellen Biorhythmus, der u.a. die Kurve der persönlichen Leistungsfähigkeit festlegt. Denn Frühaufsteher und Morgenmuffel sind zu unterschiedlichen Zeiten effektiv und brauchen entsprechend auch zu unterschiedlichen Zeiten Ruhephasen. So sind manche vormittags aktiver und andere haben nachmittags ihr Leistungshoch. Aber ganz egal, zu welchem Zeitpunkt am Tag du deine Hochphase hast, wichtig ist nur, dass du deinen Tag entsprechend danach ausrichtest und deine Tätigkeiten soweit wie möglich darauf abstimmst.

Wichtig: Ausreichend Pausen einplanen – und auch einhalten!

Unsere Leistungsfähigkeit lässt im Schnitt nach 1,5 Stunden nach – das gilt sowohl für körperliche wie auch geistige Arbeit. Wer darüber hinaus weitermacht, arbeitet zwar definitiv länger aber nicht unbedingt besser oder gar schneller. Daher sind kleine Pausen über den Tag verteilt auch so wichtig. Dabei heißt es, dass mehrere kurze Pausen zu je 5-10 Minuten wirksamer sind, als nur eine einzige und dafür längere Pause am Mittag.

Dein persönlicher Tagesplan

So könnte dein Zeitmanagement aussehen, wenn du bereits am Morgen fit für knifflige und komplexe Aufgaben bist. Liegt dein Hoch eher am Nachmittag, dann tausche einfach die Blöcke des Vormittags gegen die des Nachmittags aus.

08.00 – 09.30 Uhr: A-Aufgaben
09.30 – 10.30 Uhr: Kommunikationsblock, Pufferzeit und etwas Bewegung
10.30 – 11.30 Uhr: A-Aufgaben
11.30 – 12.00 Uhr: Pufferzeit
12.00 – 13.00 Uhr: Mittagspause mit Spaziergang
13.00 – 14.00 Uhr: Leichte Routineaufgaben
14.00 – 15.00 Uhr: B-Aufgaben
15.00 – 16.00 Uhr: Kommunikationsblock, Pufferzeit und etwas Bewegung
16.00 – 16.30 Uhr: B-Aufgaben
16.30 – 17.00 Uhr: Vorbereitung für den nächsten Tag mit To-Do-Liste

A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben, die am meisten Konzentration erfordern und daher in dem Zeitraum des persönlichen Leistungshochs platziert werden. Kommunikationsblock bedeutet Zeit für den Austausch mit anderen und das Bearbeiten der Emails. Pufferzeit ist eine wichtige Zeitreserve für Unvorhergesehenes, um damit möglichem Stress vorzubeugen. Sie kann auch genutzt werden, um Vorlauf in bestimmten Aufgabenbereichen aufzubauen. B-Aufgaben sind die zweitwichtigsten Aufgaben, die nicht ganz so viel Hirnschmalz benötigen

Zeitplan in Outlook eintragen und dich erinnern lassen

Markiere anschließend diese Zeiträume in deinem Outlook-Kalender und nutze die Wiederholungsfunktion, dann musst du das nur einmal eintragen und es wird für alle Tage übernommen. Nun wirst du immer daran erinnert, wenn ein neuer Block beginnt – und halte dich daran! Das bringt nicht nur Abwechslung, sondern ist auch effizienter, denn nun verbringst du nicht deine Hochleistungs-Power-Phase mit dem Abarbeiten von Emails, dem Suchen von passenden Bildern, Layoutarbeiten oder ähnlichem. Das erledigst du am besten immer in den etwas ruhigeren „Erholungsphasen“, z.B. nach dem Mittagessen.

Zeitfresser Kommunikation

Auch die Kommunikation nach Möglichkeit in festen Blöcken erledigen

Emails und Telefonate sind typische Unterbrechungen unserer Arbeit, die uns aus unserer Konzentration reißen und damit unseren roten Faden kappen. Aber müssen wir wirklich alle Emails immer sofort beantworten? Effizienter ist es, auch das in Blöcken zu erledigen. Natürlich müssen wichtige Emails auch zeitnah bearbeitet werden, aber viele können auch ein wenig warten.

Du kannst auch aktiv dafür sorgen, dass du hier weniger zeitlichen Druck bekommst, wenn du deinen Kollegen intern deine Arbeitsweise erklärst und ihnen deine Kommunikationsfenster mitteilst. Wenn sie was Dringendes für dich haben, können sie ja z.B. auch einfach anrufen oder die Priorität der Mail auf „hoch“ stellen.

Wichtig: Lasse dich auch wirklich nur dort auf CC setzen, wo es unbedingt notwendig ist und reduziere so aktiv deine tägliche Email-Flut. Setze im Gegenzug auch nur diejenigen in CC, die wirklich informiert werden müssen – das nennt man Email-Hygiene. Denn je geringer der unnötige Mailverkehr ist, desto konzentrierter und effizienter kannst du arbeiten.

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