Regelmäßig und penetrant wie ein tropfender Wasserhahn dringen sie den ganzen Tag in unser Bewusstsein ein und rauben uns den letzten Nerv: im Posteingang auflaufende E-Mails. Viele davon werden als überflüssig empfunden. Ignorieren darf man sie trotzdem nicht. Schließlich könnten sie wichtige Informationen enthalten. Wenn man also sein Mail-Aufkommen bewältigen und gleichzeitig die Arbeit ohne endlose Überstunden schaffen will, muss man die Hoheit über seine Zeit zurückerlangen.

Produktivitätskiller zähmen

Wirklich gemein an E-Mails ist, dass sie die Konzentration stören, sodass man sich nach jeder Unterbrechung neu sammeln muss und effektiv länger für einzelne Aufgaben braucht. So kannst du vorbeugen:

Mails erst am späten Vormittag lesen: Erledige zwei wirklich wichtige Aufgaben gleich morgens. Öffne dein Mail-Programm noch nicht und arbeite konzentriert das Pensum ab, das du dir gesetzt hast. Du wirst erstaunt sein, wie schnell du fertig bist. Erst dann kümmerst du dich um deine Nachrichten.
Der Termin mit dir selbst: Reserviere jeden Tag eine Stunde oder auch zweimal eine halbe Stunde verbindlich für die Bearbeitung von E-Mails. So wie du dich bei deinen übrigen Aufgaben nicht mehr von E-Mails unterbrechen lässt, müssen während dieser Zeit andere Anfragen warten.
Die Nachrichtenflut aussperren: Die restliche Zeit schließt du dein E-Mail-Programm. Aber der Chef, der Kunde, der Kollege...? Eine solche Haltung bringt dich nicht weiter. Wenn es wirklich brennt, ruft dein Kunde dich an oder sucht dein Chef dich persönlich auf. Alles andere kann ein paar Stunden warten.

Was du für andere tun kannst

Zu einer gelungene Kommunikation gehören immer (mindestens) zwei. Sei also auch selbst diszipliniert und verzichte auf überflüssige oder missverständliche E-Mails:

Klare Worte, klare Sache: Wähle eine aussagekräftige Betreffzeile, aus welcher der Empfänger herauslesen kann, worum es geht. Der Fließtext sollte klare Fragen und auf den Punkt formulierte Inhalte besitzen. Es ist eine Frage der Höflichkeit, dass auch du die Zeit deines Ansprechpartners respektierst.
Eindeutige Erwartungen: Was ist das Ziel deiner Nachricht? Ein Termin, eine Antwort, eine Information? Oder schickst du etwas nur zur Kenntnis und erwartest keine Rückmeldung? Es sollte aus deiner E-Mail deutlich hervorgehen.
Sei sparsam mit Anhängen: Eine Präsentation mit 20 Seiten, auf der man auf Seite 16 erst die entscheidende Information findet? Einen gierigeren Zeitfresser als den Anhang gibt es nicht. Kopiere den wichtigen Passus in den Fließtext deiner E-Mail und erspare dem Empfänger Einzelheiten.

Verteilerlisten: Konsequent ausmisten

Besonders in großen Unternehmen kommt zu den persönlichen E-Mails eine große Menge an CC-Mails hinzu. Hier arbeitet man oft nicht nur abteilungsübergreifend zusammen, sondern steckt auch in verschiedenen Projektgruppen und koordiniert unterschiedliche Geschäftspartner - und alle setzen einen auf ihren Verteiler. Um nicht unterzugehen, gilt es, bei jeder Mail kritisch zu überlegen, wer welche Information wirklich benötig. Gegebenenfalls muss der Empfängerkreis radikal eingeschränkt werden. Damit das funktioniert, ist ein gemeinsamer Konsens mindestens auf Abteilungsebene notwendig. Wenn du das Thema beim nächsten Meeting ansprichst, läufst du bestimmt offene Türen ein.

Priorisieren mit Verstand

Das knallrote Ausrufezeichen vor vermeintlich wichtigen Nachrichten schreit geradezu „Lies! Mich! Jetzt!“ und ist so beliebt, wie der Hektiker, der sich an der Supermarktkasse vordrängelt. Man sollte mit dieser Markierung also vorsichtig sein – und erst recht nicht Banalitäten den Superwichtig-Status einräumen. Wer die Funktion inflationär verwendet, ist am Ende dafür verantwortlich, dass wirklich relevante Nachrichten nicht rechtzeitig erkannt werden.

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